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Automação dos processos: descubra o significado e como aplicar na sua empresa

A competitividade entre as empresas vem crescendo cada dia mais. Entregar para o cliente algo de qualidade e com um custo menor vêm se tornando cada vez mais a prioridade.

Na busca por processos mais simples, menos onerosos e que otimizem o tempo dos colaboradores, a automação dos processos vem ganhando cada vez mais espaço.

Quer entender mais sobre esse processo? Continue lendo o artigo!

Automação de processos

De um jeito descomplicado de traduzir, automatizar é incluir tecnologias para fazer tarefas rotineiras dos funcionários, como captação de clientes, vendas, verificação de métricas, entre outros.

A “automatização do processo” então é racionalizar, otimizar e fazer essa inclusão da tecnologia. Isso é feito com o objetivo de ter uma maior eficiência, integrar os processos, acelerar o trabalho e melhorar o rendimento dos funcionários. Como resultado, a empresa vai ter tempo e pessoas para focar no que é necessário, podendo ter uma melhor vantagem competitiva.

Para que consiga visualizar melhor a automatização dos processos, separamos exemplos de quatro áreas que podem fazer uso de sistemas e softwares que otimizem o trabalho.

Exemplos de automatização

Marketing

Talvez essa seja a área mais conhecida, afinal, o marketing digital está só crescendo. Para o setor poder trabalhar com mais tranquilidade, dando atenção a tarefas que demandam um cuidado especial, existem várias ferramentas dentro do marketing que auxiliam o dia a dia dos profissionais.

Elas automatizam e-mails, medição de métricas, relatórios, publicação de conteúdo, entre outras tarefas diárias que demandariam um certo tempo do profissional.

Gestão Fiscal Inbound

Uma área de grande importância e que também pode ser automatizada é a gestão fiscal. O Ábax, por exemplo, é um sistema para gestão otimizada de documentos fiscais, que facilita para a empresa todo o processo de conferência e registro físico e fiscal de mercadorias. A automatização dessa área reduz, por exemplo, as chances de erros e atrasos em pagamentos, além de aumentar a produtividade operacional

Administrativo/Financeiro

Os setores administrativo e financeiro também possuem ajuda de sistemas. O Protheus, por exemplo, é um sistema que integra todos as áreas da empresa, mostrando ao gestor/administrador as falhas e problemas que podem ocorrer. Já na parte financeira, por exemplo, é possível ter o relatório dos setores e custos dos processos com mais agilidade.

Vendas

A automatização do processo de vendas também é bem conhecida no mundo empresarial. Existem vários sistemas que facilitam a vida dos profissionais, reconhecendo o perfil dos clientes e avaliando se eles podem ser considerados oportunidade ou não. Esses softwares também podem trazer soluções que inovem a forma como a empresa se relaciona com o cliente.

Como automatizar?

Fazer isso não é da noite para o dia. É um processo feito com calma e planejamento. Confira nos próximos tópicos algumas dicas para fazer uma automação dos processos na sua empresa.

Conheça os processos

A primeira coisa a ser feita é conhecer os processos da sua empresa. Quais atividades rotineiras demandam mais tempo? Conheça todas as atividades exercidas pelos funcionários, se for possível, converse com eles para saber o tempo de cada uma e o fluxo.

É muito importante ter os processos bem definidos e detalhados para que, caso algo venha ser automatizado, nenhum fluxo seja interrompido ou esquecido.

Planeje a automatização

Outro passo importante é o planejamento. É necessário que os gestores conheçam as possibilidades de automatização e quais poderão ser aproveitadas de uma melhor forma pela empresa.

Nesse momento é importante ter em mente a verba disponível e priorizar as áreas em que os sistemas terão um melhor retorno.

Documente os processos

Documentar é fundamental. Guarde todos os processos que está fazendo, os meios e caminhos que está utilizando e até mesmo os valores investidos. Dessa forma será mais fácil perceber se as mudanças serão benéficas para a empresa ou não.

Para isso, documente também os resultados da empresa e dos funcionários sem a automatização para que depois consiga ter um resultado mais fiel. A documentação do processo também ajudará caso algum dos caminhos tomados tenha que ser modificado.

Mas é importante lembrar: a documentação não precisa ser física. Existem formas mais práticas e ágeis de guardar documentos em formato digital. Apenas guarde em formato físico aquilo que for de grande importância e que o formato digital não tenha o mesmo valor.

Converse com os funcionários

Uma parte muito importante da empresa são os seus colaboradores, afinal, são eles que fazem o trabalho andar. Quando o gestor fala sobre incluir novas tecnologias começa o receio de serem dispensados. Tranquilize seus colaboradores e explique que os sistemas ajudarão na otimização dos processos.

Invista em treinamentos para todos os colaboradores conhecerem os processos que serão automatizados e como eles irão funcionar. Para aqueles que irão lidar diretamente com os sistemas, faça treinamentos especializados, o que nos leva para o próximo tópico.

Consultoria especializada

É importante contratar uma consultoria especializada assim que decidir fazer a automação. Pessoas especializadas em tecnologia poderão instruir melhor quais processos, sistemas e meios para que isso ocorra da melhor forma.

Outra vantagem da consultoria é a possibilidade do treinamento. Como ela irá acompanhar toda a etapa de automatização da empresa, poderá ministrar treinamentos com mais propriedade sobre o assunto, com o foco nos objetivos e gestão da empresa.

A Mais Consultoria é uma empresa especializada em serviços tecnológicos com profissionais capacitados que juntos acumulam mais de 25 anos de experiência.

Os colaboradores da Mais Consultoria adotam as melhores práticas para gerenciamento de projetos, encontradas no PMBOK, e mapeamento de processos, de acordo com o BPM. Possui um profundo conhecimento no sistema TOTVS PROTHEUS e em processos de negócios.

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