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Documentos Fiscais: conheça a tecnologia de automação que agiliza a vida das organizações

Documentos fiscais estão presentes na vida de todos, mas costumam ser uma grande dor de cabeça para os empresários. Afinal, é por meio deles que o fisco consegue verificar se sua empresa está seguindo todas as normas determinadas por eles e recolhendo todos os impostos corretamente.

Vamos entender um pouco mais sobre esses documentos, sua importância e as novas facilidades para as empresas conseguirem administrá-los? Continue lendo o artigo!

Documentos fiscais: o que são?

Os documentos fiscais são arquivos que provam a legalidade de uma transação. Existem vários tipos de documentos e, para ter uma empresa funcionando, é necessário alguns que são fixos, como CNPJ e alvará. Mas cada transação efetuada pela organização gera um tipo de arquivo também.

Como dissemos anteriormente, é através desses documentos que os órgãos competentes conseguem fiscalizar que organizações ou pessoas estão recolhendo impostos conforme é devido, por isso é necessário que a empresa guarde os documentos por cinco anos. Esse é o tempo que a fiscalização pode exigir que os documentos sejam apresentados para a verificação de irregularidades. Depois desse período eles perdem o valor legal.

Com o aparecimento de novas tecnologias, foram criadas versões digitais com o objetivo de facilitar e agilizar tanto a fiscalização dos documentos pelos órgãos competentes como o trabalho das empresas. Com elas, há uma maior facilidade de os órgãos obterem os dados que necessitam, não havendo necessidade de a organização ter um espaço físico para guardar os documentos durante o período necessário.

Documentos Fiscais Eletrônicos

Separamos aqui três documentos importantes que tiveram sua versão digital.

Nota Fiscal Eletrônica – NF-e

A nota fiscal eletrônica foi criada para substituir as notas 1, 1A e 4. Armazenada em formato XML, ela é utilizada para documentar a circulação de mercadorias. A NF-e deve ser encaminhada para a Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está registrada.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – NFS-e

A diferença entre a NF-e e a NFS-e é que a segunda é utilizada para comprovar a prestação de serviços, tendo como foco recolher impostos para esse fim, como o ISS (Imposto Sobre Serviços). A emissão da NFS-e é feita junto com a prefeitura e a nota pode ser utilizada também por Microempreendedores Individuais (MEIs).

Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e

O documento é utilizado no transporte de mercadorias por meios aéreos, rodoviários, ferroviários e fluviais. O CT-e deve ser conservado pelo período de cinco anos, tanto pelos prestadores quanto pelos tomadores do serviço.

Tecnologia de automação

A introdução dos documentos digitais pode até ter facilitado e agilizado um pouco a vida das organizações, mas também abriu portas para que outras tecnologias começassem a crescer. A automação do trabalho, por exemplo, foi uma delas. Sistemas que facilitam a vida do colaborador foram surgindo, ajudando na gestão dos documentos fiscais e automatizando o processo de conferência, recebimento e arquivamento desses arquivos.

Como exemplo podemos citar o Ábax, um sistema de gestão fiscal inbound que padroniza e automatiza procedimentos relacionados à gestão de estoque e gestão de compras de mercadorias e serviços. Com a sua utilização, a empresa ganha mais agilidade no fechamento fiscal, reduz as inconformidades e os esforços administrativos, minimizando os riscos sem comprometer a produtividade.

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