ESTUDO DE CASO REFRAMAX

[CASE] Redução do trabalho operacional e maior produtividade com o Ábax

Empresa de engenharia reduz tempo de arquivamento de notas fiscais para 1/10.

 

A Reframax é uma empresa que atua há 18 anos no mercado de aplicação de revestimento refratário e isolamento térmico. Com 10 escritórios no Brasil e na América Latina, a empresa já atendeu a centenas de clientes e realizou milhares de obras no Brasil e no exterior. Com uma estrutura tão grande e complexa, a empresa procura seguir os preceitos de governança corporativa, prezando pela transparência e prestação de contas que garantem a sustentabilidade do negócio. Nesse contexto, o departamento contábil da empresa sentiu a necessidade de uma ferramenta que automatizasse o controle fiscal da empresa, para atender às normas e regulamentações, reduzindo os riscos de inconformidades.

Buscando por uma solução no mercado, encontraram o Ábax, software de gestão fiscal que padroniza e automatiza os processos de conferência, recebimento e arquivamento de notas fiscais, reduzindo as inconformidades e riscos, reduzindo juros e multas por atrasos nos pagamentos e gerando maior qualidade na informação contábil da empresa.

Segundo Eloísa Souza, gerente contábil da Reframax, o que mais chamou atenção no Ábax foi o fato dele fazer a integração automática das informações com o sistema TOTVS, ter abertura para se fazer customizações conforme as necessidades da empresa, oferecer um registro automático de todos os arquivos XML, além de já ter diversos municípios habilitados para importação. “A cada cinco minutos, o Ábax faz uma busca no sistema da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de todas as notas emitidas para a Reframax. Isso facilita muito o nosso trabalho. Além disso, ele padroniza as regras fiscais e ajuda na apuração de falsos documentos”, comenta.

Eloisa conta que antes da instalação do Ábax na empresa, a inserção de todos os dados fiscais era feita manualmente e, frequentemente, a aquisição de mercadorias ou serviços ocorria antes da emissão e aprovação do pedido de compra, o que gerava muitos erros.  “Nesse ponto, a implantação do Ábax foi de grande valia para a padronização interna do processo de compras”, diz.

Isso acontece porque o Ábax faz a validação automática de todas as rotinas ligadas às áreas de suprimentos e fiscal, a conferência da validade do documento, gerando reflexos a gestão do estoque, controladoria, planejamento de compras, contas a pagar e até na previsibilidade do caixa.

Por isso, quando se coloca no papel, os ganhos com a implantação do sistema são muitos, tanto em agilidade na geração de informações quanto na diminuição dos custos operacionais. Tanto que na Reframax foi feito um teste para medir o tempo de registro dos documentos fiscais. A Nota Fiscal utilizada na empresa possuía 16 itens, que quando registrados manualmente, levavam 28 minutos. Com o Ábax, o tempo de registro caiu para 3 minutos. Isso reflete em um ganho enorme de produtividade. Sem mencionar que agora, 100% dos arquivos XML estão armazenados digitalmente e com segurança, automatizando todo o processo, evitando o retrabalho.

“Os ganhos foram muitos. Hoje, existe uma obrigatoriedade na empresa de se ter ordem de compra autorizada para todas as entradas, o sistema eliminou o problema do famoso esquecimento da nota na gaveta, e agora, a Reframax tem a informação online das notas emitidas antes mesmo da mercadoria ser entregue. Isso também agiliza na tratativa de inconsistências de informações entre fornecedor e Reframax, o que reduziu significativamente o atraso no pagamento dos fornecedores. Com isso tudo, melhoramos até o controle do fluxo financeiro”, comemora Eloisa.

Sobre o atendimento da MAIS, Eloísa se declara satisfeita pois, todas as demandas que surgiram foram prontamente atendidas. “O conhecimento técnico é um grande diferencial, uma vez que a equipe está sempre acompanhando o desenvolvimento, customizações necessárias e sempre nos apresenta soluções para as demandas que surgem no dia a dia”, comenta.

Sua empresa também precisa de melhorias no controle fiscal? Para conhecer melhor o Ábax, solicite uma demonstração aqui.

Veja também outros cases! 

Tags: ,

Deixe seu comentário